Hoy voy a hablaros de un concepto que, aunque se presupone que se da en todas empresas, incluidas las que desarrollan su actividad a partir del modelo de franquicia, en la mayoría de ellas no es así… Os hablo del “Orden”.
Siempre damos por supuesto que en cualquier empresa o compañía tiene que haber un orden, unas formas de hacer las cosas y de hecho elaboramos manuales y formularios al respecto. Pero a la hora de la verdad cada uno lleva “su orden” y las cosas se hacen como esa persona “las ha hecho siempre”. El resultado: al final no hay ningún control ni procedimiento general solo el que cada uno considera. Pasa en franquicia y pasa en todos los “órdenes” de la vida. Este hecho, trasladado al día a día da la sensación de que en la empresa hay un orden y de que las cosas funcionan como un reloj, pero la verdad es muy distinta provocando que, en momentos concretos, incurramos en gastos innecesarios que mucha veces son más altos de lo que nos pudiera parecer.
EL ORDEN VERSUS MI ORDEN EN FRANQUICIA
¿Por qué se produce este hecho? Pues sencillamente porque somos humanos y cada uno uno pensamos que la forma en la que llevamos las cosas es la lógica y que así hay que hacerlo, pero como ninguno de los trabajadores de una empresa es imprescindible ni infalible, llega un momento en que podemos ser sustituidos por otra persona o no hemos podido ir a trabajar por estar de Vacaciones o enfermos y es en ese momento cuando los costes de la empresa se disparan….
La persona que nos sustituye o el compañero que tiene que buscar una documentación no sabe dónde buscarlo.
Si es nuevo lo buscara dónde dice “el manual” y si es un compañero nuestro lo buscará en aquel sitio donde él lo guardaría y por el nombre que él le pondría, al final ambos se pondrían a “bucear” por nuestras carpetas buscando algo en un sitio y por un nombre que no van a encontrar ya que generalmente no hay 2 personas que piensen igual…
Esto nos lleva a que se pierda un tiempo precioso (Dinero) en la búsqueda.Y si al final se encuentra… perfecto, pero en la mayoría de los casos no lo encontramos a tiempo con lo cual hay que volverlo a hacer (más Tiempo : más Dinero) y además se guarda donde esta segunda persona considera que debe estar y con el nombre, que para ella, es el más intuitivo posible….y vuelta a empezar….
Esto ocurre porque como comentábamos al principio, aunque se hacen manuales para todo, solo se supervisan y sancionan en el día a día aquellas cosas que nos parecen importantes como por ejemplo :
- la cantidad de ingredientes y la presentación de un plato en un restaurante de acuerdo con el manual de producto.
- El horario de entrada y salida de los trabajadores, para que se cumplan las horas efectivas de trabajo.
- El vestuario, forma y limpieza del mismo, para cumplir con la normativa interna
Pero ¿quién revisa que la documentación recibida se coloque en un sitio concreto y de una forma concreta?
Pues realmente la persona que lo recibe, según su criterio, pero nadie más….
Cómo conclusión podemos decir que la única forma de que una empresa no incurra en gastos innecesarios (tiempo – recursos) es que todo el mundo siga las mismas pautas, sin excepciones advirtiendo o sancionando por los jefes de Departamento o superiores a aquellas personas que no actúen así.
SER O NO SER… ORDENADO
Una buena forma de colocar toda la documentación recibida en una empresa es abrir una carpeta en el servidor central a la que toda la empresa tenga acceso y en ella se abrirán tantas carpetas como Departamentos tengamos.
Una vez recibido un documento este se escaneara por la persona responsable y se colocara en el departamento correspondiente, en caso de ser un documento confidencial se le agregará la clave asignada a cada departamento, la cual a su vez será conocida como medida de seguridad por el departamento informático.
El nombre a asignar al archivo siempre debe seguir la misma pauta, para todos los departamentos, Por ejemplo: año mes y día de la recepción seguido del remitente y del departamento al que va dirigido (20190823_NotariaPepito_Direccion.XXX)
De esta forma si el día de mañana tuviéramos que buscar, por ejemplo, un contrato recibido del cliente “Bar Pepe” cuyo propietario es Juan Rodríguez, aunque no supiéramos en que carpeta ni con que nombre podría estar solo con ir al servidor y entrar en la carpeta de Documentación recibida y poner BarPepe o JuanRodriguez el buscador nos sacaría automáticamente el fichero.
De igual forma, todos los Departamentos de la compañía deberían tener la misma estructura de carpetas y guardar en ellas los documentos de la misma forma, así aunque cambiásemos a un trabajador de un departamento a otro siempre sabría donde se guardan las cosas y de que forma ahorrándonos el tiempo de formación y consiguiendo una mayor movilidad con nuestros empleados.
Este tema de la colocación de la información se puede extrapolar a otra serie de aspectos en la empresa, igual de vitales o más, como por ejemplo:
- Que hacemos con una llamada de un cliente o proveedor cuando la persona a la cual llama no está ( Se envía un email, se anota en una lista, se envía un mensaje al móvil….)
- De qué forma hay que solicitar un desembolso a un proveedor externo (Orden de compra por email, previa petición de varios presupuestos o solo la orden definitiva, …)
- Como se aprueba un nuevo …….
Pero lo más importante de todo y lo que casi ninguna empresa hace, y que lleva al fracaso, es que una vez elaboradas todas esas directrices hay que decidir quién o quienes se van a responsabilizar de que se cumplan a rajatabla, sin excepciones, porque si no es así poco a poco se ira volviendo al principio encontrándonos a no mucho tardar en la posición inicial : Perder tiempo y dinero.
ALBERTO ROBLES
Ejecutivo de Administración de mundoFranquicia
