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Cinco claves para poner en marcha un software de gestión en una pequeña empresa

Software de gestión

Este artículo es un extracto de la guía “Cómo poner en marcha un software de gestión en la pyme”, de Alberto Iglesias, periodista especializado en Tecnologías de la Información.

1- Identificar las necesidades

¿Qué nos lleva a cambiar de software y qué objetivos tenemos?Antes de poner en marcha cualquier software de gestión empresarial debemos determinar  qué necesidades concretas queremos cubrir. Por ejemplo, hay negocios que tienen problemas con su flujo de caja, otros con el control de stocks, mientras que otros sufren a la hora de realizar trámites con Hacienda o la Seguridad Social. Igualmente, no es igual partir de una situación donde los procesos de trabajo casi no estén digitalizados que de un escenario donde ya dispongamos de un software que queremos mejorar.

2- Establecimiento de prioridades

¿Qué herramientas o módulos necesito?Una vez identificadas las áreas de mejora, tendremos mucho más sencilla la decisión del tipo de software o los módulos que debemos adquirir. Recordemos que, si optamos por un software ERP (software integral de gestión), podemos seleccionar solo los módulos alineados con los retos que queremos superar en nuestra empresa. En ese sentido, es importante no solo valorar cuáles son los módulos prioritarios para el negocio, sino también la relación existente entre ellos y qué valor nos pueden aportar ahora y en un futuro.

3- Determinación de roles 

Ya sea una gran o pequeña empresa, es esencial contar con profesionales que lideren el proceso de despliegue.Se recomienda definir unos roles muy claros en la implementación del software de gestión empresarial, con personas provenientes de distintos departamentos y que cubran además todos los pilares y fases, desde este análisis previo (donde deben participar todos) hasta la validación de la solución. Esto también es replicable en menor escala en las pequeñas empresas, incluso micropymes.

4- Elección del proveedor externo

Apoyarse en un partner de confianza, que ofrezca una atención de calidad a nivel técnico y operativo. Contar con un proveedor tecnológico externo que aporte la tecnología en sí misma y, además, la experiencia y el conocimiento necesario, es indispensable para superar cualquier reto del proceso de puesta en marcha.

5- Atender la legalidad

Asegurar el cumplimiento normativo y el tratamiento de la información confidencial o protegidaEn casi todos los sectores de actividad, pero muy especialmente en aquellos que trabajan con datos sensibles o con la Administración Pública, es necesario asegurarnos de que el software que elijamos cumple con todos los estándares, certificaciones y aprobaciones oficiales para manejar la información que le hemos encomendado.Para más información, decárgate la guía gratuita “Cómo  poner en marcha un software de gestión en la pyme”, patrocinada por Wolters Kluwer.

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